MUTIARA ACEH : SISTEM PENGELOLAAN ARSIP


SISTEM PENGELOLAAN ARSIP 

Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan).

Arsip yang dibuat dan diterima oleh
institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan
yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu
berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan
jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini.


Arsip adalah unsur terpenting dalam sebuah siklus organisasi privat
maupun publik. Hal ini mengingat arsip mencakup jangkauan informasi, antara
lain rekam sejarah berdirinya suatu organisasi, aktifitas atau kegiatan yang
telah dilaksanakan oleh organisasi, ataupun kegiatan-kegiatan yang sedang
berjalan. Mengingat arti penting tersebut, arsip seringkali dijadikan sebagai
pusat ingatan, rekam jejak informasi sekaligus pusat sejarah organisasi. Fungsi
arsip dalam organisasi, adalah dijadikan salah satu penyedia bahan pertimbangan
dalam penetapan kebijakan, baik sifatnya evaluasi maupun proyeksi dari
organisasi bersangkutan (Fadli, 2011 :3).


Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan
atas dua:

a. Arsip
Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu
; arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b. Arsip
Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan
dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna
berkelanjutan (continuing value).

1.      Sistem Pengelolaan Arsip

Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar dan
rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan
membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat
diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.

a.      
Surat Masuk

Surat masuk sangat penting untuk membangun informasi dari unit ke
unit, jika tidak ada surat masuk maka informasi yang ingin disampaikan tidak
akan terlaksana dengan baik. Surat masuk menurut Ida Nuraida (2012: 76) surat
masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian
dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan
lain atau bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama. Surat masuk sangat
memerlukan pengelolaan karena saat surat akan diperlukan dapat segera
ditemukan.

Menurut Basir Barthos (2007: 19) cara pengelolaan surat
masuk, yaitu:

a.      
Petugas penghimpun

b.     
Penyortiran

c.      
Pencatat

d.     
Pengarah

e.      
Pengolah

f.      
Penata arsip

Berdasarkan
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat yang harus
dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu
mengelola, mengatur dan mengurus surat masuk agar dapat memperlancar
administrasi suatu instansi.

b.       Surat Keluar

Jika suatu
perusahaan terdapat surat masuk untuk memberikan informasi informasi kepada
perusahaan lain, maka surat tersebut akan membutuhkan jawaban yaitu surat
keluar. Menurut Ida Nuraida (2012: 78) surat keluar adalah surat yang dikirim
oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut,
ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam
instansi/perusahaan yang sama.

Penanganan
surat keluar diperlukan prosedur yang sudah ditentukan dan harus ditaati,
sehingga tidak terjadi kemacetan. Surat-surat keluar setelah selesai diproses
disimpan di Bagian Penataan Arsip. Penyimpanan arsip baik di Bagian Pengolah
harus diatur sedemikian dengan mudah dan cepat. Hal tersebut akan memudahkan
proses untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan tidak terhambat.

 

2.      Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan untuk
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana
warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Widjaya (1986:103) sistem penyimpanan atau biasa disebut dengan filing system adalah
suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu.
Sedangkan menurut Amsyah (1995: 71) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan adalah
sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
penyimpanan menurut pedoman yang digunakan sangat berpengaruh dalam
keberhasilan pengelolaan arsip. Pemilihan sistem penyimpanan secara tepat
sangat membantu dalam kemudahan penemuan kembali suatu arsip sewaktu
diperlukan, sehingga efektifitas pengelolaan arsip dapat tercapai.

Adapun sistem penyimpanan arsip yang dikenal sekarang ini ada lima
(5) macam, yaitu:

a.     
Penyimpanan menurut abjad (alphabetic filing)

Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang berpedoman
pada urutan abjad. Menurut Durotul Yatimah (2009: 187) sistem abjad berarti
arsip diklasifikasikan berdasarkan huruf dari A sampai Z dengan berpedoman pada
peraturan mengindeks.

b.     
Penyimpanan menurut pokok soal (subject filing)

Sistem subjek
atau pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan atas
isi surat atau urusan yang termuat dalam tiap arsip. Pendapat Durotul Yatimah
(2009: 199) sistem penyimpanan arsip berdasarkan perihal diklasifikasikan
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan.

c.     
Penyimpanan menurut wilayah (geographic filing)

Sistem
geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan daerah atau wilayah
sebagai dasar pengelompokan dan penyusunan arsip. Seperti yang diungkapkan
Durotul Yatimah (2009: 206) bahwa” sistem penyimpanan arsip berdasarkan tempat
(lokasi), daerah, atau wilayah tertentu sebagai pokok permasalahannya”. Namun
dalam tingkatannya menurut Badri Munir Sukoco (2012: 90) sistem geografis dapat
dikelola menurut empat tingkatan, yaitu :

1.     
Nama Negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokkan
berdasarkan Negara yang bersangkutan.

2.     
Nama wilayah administrasi Negara setingkat propinsi

3.     
Nama wilayah administrasi khusus

4.     
Nama wilayah administrasi Negara setingkat kabupaten .

d.     
Penyimpanan menurut nomor (numeric filing)

Sistem
penyimpanan menurut nomor adalah sistem peyimpanan arsip dengan menggunakan
nomor satu sampai tak terhingga tergantung banyaknya arsip. Setiap arsip dalam
sistem ini dibuat nomor sendiri untuk satu pokok soal. Menurut Durotul Yatimah
(2009: 202) penyimpanan arsip berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian
masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

e.     
Penyimpanan menurut tanggal (chronological filing)

Sistem
penyimpanan menurut tanggal atau sering disebut dengan sistem kronologis.
Menurut Durotul Yatimah (2009: 204) sistem tanggal adalah sistem penyimpanan
arsip berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun. Penyimpanan untuk surat masuk
sering disimpan berdasarkan tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat
keluar arsip disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

Pemilihan sistem penyimpanan yang tepat menjadikan penyelenggaraan
pengelolaan arsip akan efektif. Sularso Mulyono (1985: 32) mengemukakan bahwa
prinsip dasar penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date, dan
efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu azas tertentu dalam penyimpanan
arsip supaya dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prinsip dasar
penyimpanan arsip tersebut.

3.     
Pemindahan
Pemusnahan Arsip

Menurut Amsyah (1998:212) untuk memindahkan dan memusnahkan arsip
diperlukan beberapa langkah, seperti berikut: 1) Penilaian Arsip, 2) Jadwal
Retensi, 3) Pemindahan Arsip dan 4) Pemusnahan Arsip. Menurut Sulistyo-Basuki
dalam (Sukonco, 2007:105) pemusnahan arsipdapat dilakukan dengan beberapa cara
yaitu :

a.      
Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen
dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden.
Alat ini menggunakan metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi
sampai dengan 2,5 cm.

b.     
Pembakaran

Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling
aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran
sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.

c.      
Pemusnahan
kimiawi

Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang
dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

d.     
Pembuburan

Dokumen yang akan dimusnakan dimasukkan ke dalam bak penampungan yang
diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode ini merupakan
metode yang ekonomis, aman dan bersih.

Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond dalam (Irawan, 2009: 2.2)
mempunyai tiga tujuan, yaitu: a) Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip
yang tidak diperlukan, b) Melayani penemuan kembali arsip (retrieval)
secara efisien, c) Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan
jangka simpan arsip yang berlaku.

Metode Penyerapan Bahasa Asing ke Bahasa Indonesia

Metode Penyerapan Bahasa Asing ke Bahasa Indonesia | Salah satu penunjang seseorang dalam memahami bacaan dengan baik dan benar adalah mengetahui makna kata atau istilah yang ilmiah dan serapan. Jika seseorang tidak mengetahui arti kata dalam sebuah teks yang dibaca,...

Pengertian, Struktur, dan Contoh Surat Niaga

Pengertian, Struktur, dan Contoh Surat Niaga | Surat niaga juga disebut dengan istilah surat dagang. Surat niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dikeluarkan oleh perusahaan-perusahaan atau...

Pengertian, Struktur, dan Contoh Surat Niaga

Pengertian, Struktur, dan Contoh Surat Niaga | Surat niaga juga disebut dengan istilah surat dagang. Surat niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dikeluarkan oleh perusahaan-perusahaan atau...

Pengertian, Unsur-Unsur, dan Contoh Surat Kuasa

Pengertian, Unsur-Unsur, dan Contoh Surat Kuasa | Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain untuk melakukan sesuatu atas nama orang yang memberikan kuasa. Surat ini biasanya...

0 Komentar

Kirim Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *